Jak poprawnie pisać maile? Netykieta e-mailowa dla blogerów i nie tylko

Pisanie maili to nie taka prosta sprawa jak mogłoby się wydawać.

Wyobraź sobie, że dostajesz propozycję współpracy, może zaraz zarobisz pierwsze pieniądze dzięki swoim tekstom. Pełen entuzjazmu zaczynasz odpisywać zainteresowanej tobą firmie i zaczynasz się zastanawiać:

jak się przywitać,
czy ten przecinek powinien tu być,
czy ten zwrot brzmi dobrze,
czy mogę przesłać pozdrowienia.

I uświadamiasz sobie, że nie wiesz jak poprawnie pisać maile. Jeśli zdarzyło ci się wysłać maila bez pewności co do jego poprawności, to jest to wpis dla ciebie.

jak pisać poprawnie maile

Jak zacząć?

Grzecznie, nie wyniośle.

A jeśli nie chcesz sytuować się ponad adresatem, nie używaj zwrotu Witam (możesz zrobić to, kiedy otworzysz drzwi wujkowi, który wpadł na herbatkę).

W mailach dobrze widziane są formy Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo lub w niektórych okolicznościach po prostu Dzień dobry, choć nie jest to najlepszy pomysł, bo nigdy nie wiemy o jakiej porze nasz mail będzie odczytany. Hmm, to Dzień dobry jest jednak niezbyt mile widziane.

Na rzecz przecinka odchodzi się również od umieszczania wykrzyknika po zwrocie grzecznościowym (wszak to nie list), a więc pierwszy akapit maila zaczyna się małą literą.

Zrezygnuj również z dopisywania nazwiska odbiorcy, niestety za formę Szanowna Pani Aniu pani Ania też może się obrazić.

Prawidłowy przykład:

Szanowna Pani,
dziękuję za propozycję.

Jak pisać?

  • Z zamysłem. Wysłanego maila nie cofniesz, dlatego warto zawsze dobrze przemyśleć treść.
  • Zwięźle. O ile nie są to maile na temat promocji w Hebe i piątkowej randki wymieniane ze znajomą z pracy, to zwięzłość jest na wagę złota. Po prostu przekaż najważniejsze informacje. Treść podziel na tematyczne akapity.
  • Z umiarem. Nie nadużywaj wielkich liter, znaków interpunkcyjnych. Wierzę, że o tRaFcE nawet nie myślisz.
  • Dbale. Polskie znaki, ortografia i składnia to podstawa. Usprawiedliwieni są tylko nadawcy z innych krajów.

 

Zobacz wpis o przecinku, który stanął w ogniu moich pytań.

 

Jak zakończyć?

Powitalne i pożegnalne zwroty grzecznościowe są konieczne.

Na zakończenie należy dodać:

 Z wyrazami szacunku
Z poważaniem
Pozdrawiam
– przy bliższej relacji.

UWAGA: powyższe wyrażenia pozostawiamy bez przecinka.

Nie zapomnij o podpisie, najlepiej użyj pełnego imienia i nazwiska, w innym wypadku dasz odbiorcy do zrozumienia, że chcesz przejść z nim na „ty”.

Prawidłowy przykład:

Z wyrazami szacunku
Aleksandra Jedlińska

Co jeszcze jest ważne?

  • Aby odpowiedzieć na mail, użyj odpowiedniej opcji, nie zakładaj nowego wątku, bo to utrudnia komunikację.
  • Dla ciebie jako odbiorcy: bądź profesjonalistą, odpowiadaj na maile w ciągu 24 godzin.
  • Nawet jeśli odpowiedź na mail jest krótka, zadbaj o jego formę. Pamiętam, że my jako studenci pierwszego roku czuliśmy się dziwnie, kiedy pani magister odpowiadała na nasze wiadomości jednym słowem Tak lub Nie.
  • Zawsze określaj temat swojego maila, żeby odbiorca od razu wiedział, czego będzie dotyczyć treść.
  • W nazwach załączników nie używaj kropek.
  • Używaj pola UDW (ukryte do wiadomości, ang. BCC, blind carbon copy) kiedy wysyłasz ten sam mail do kilku odbiorców, ponieważ nie każdy z tej grupy może godzić się na ujawnienia swojego adresu pozostałym.

Ten wpis okazał się przydatny?
Podziel się nim ze znajomymi, będzie mi bardzo miło.


Mam nadzieję, że netykieta e-mailowa nie będzie już dla ciebie zagadką. Co powiesz na cały cykl podobnych wpisów?

  • O ,,Witam” w e-mailu mieliśmy godzinę wychowawczą… dzień po tym, jak wysłałam na umed maila z tym słowem na początku 🙂 Ponieważ nie miałam jeszcze odpowiedzi, przestraszyłam się, ale nic złego się nie stało przez to słowo. Najlepsze jest to, że zaczynałam znajomości od ,,witam”, gdy to nie witający był u siebie.

    A tak w ogóle, to nauczyciel informatyk kazał nam zaczynać maile od… ,,Witam” i ,,Dzień dobry” 🙂 #trolling_w_wersji_nauczyciel

    I wreszcie wiem, jak te nieszczęsne maile kończyć 🙂

  • Strzelam, że Ty również miałaś na pierwszym roku nauki pomocnicze, na których uczono między innymi jak poprawnie pisać maile. Ja na tym kursie dowiedziałam się bardzo wielu rzeczy, z których wcześniej nawet nie zdawałam sobie sprawy. Zauważam też błędy, jakie popełniają ludzie piszący do mnie i mimo, że nie wypada mi zwrócić im uwagi, to niejednokrotnie mam wielką ochotę to zrobić… 🙂 Takie wpisy jak Twój są świetnym pomysłem. 🙂

    • Wydaje mi się, że tematyka nauk pomocniczych zależy od prowadzącego, bo nie kojarzę z tych zajęć nic o mailach, głównie chodziliśmy do Jagiellonki, poznawali budowę książki i uczyli się robić przypisy i bibliografię 😀

  • Hmmm… a gdyby tak zamiast „Szanowna Pani Aniu” ograniczyć się do „Pani Aniu”? „Szanowna Pani” to jakoś tak bardzo formalnie.

    • No właśnie po Szanowna Pani nie dodajemy Aniu 🙂

      • A można samo „Pani Aniu”?

        • Moim zdaniem można, przy którymś z kolei już mejlu, jeśli czujemy, że z daną osobą nie musimy być aż tacy formalni. Jak widzę, że ktoś wysyła mi nieformalnego mejla, ale wciąż jesteśmy na Pan/Pani, to właśnie tak odpisuję 🙂

  • Mam teorię, że maile więcej mówią o człowieku niż jego ubiór 😉

  • A ja nie lubię tych bardzo formalnych maili z „szanowna pani”, i „z wyrazami szacunku”. Może to kwestia branży w jakiej się działa, ale w mojej takie usilne trzymanie się takiej sztywnej formy wręcz nie pasuje. Sama nigdy bym się nie poczuła urażona, że ktoś w powitaniu użył mojego imienia albo napisał „pozdrawiam” w pierwszym mailu :O. To wszystko teoria, sztywne ramy i uważam, że nie powinno się nikogo negatywnie oceniać, jeśli się do nich nie stosuje.

    • Dokładnie to! W mojej branży również takie powiększanie dystansu (szanowny/a) strasznie nie pasuje. Wolę zdecydowanie bardziej traktować klienta jako po prostu wspólnika, a nie kogoś wyżej w dziwnej hierarchii, toteż często zdarza się pisanie po imieniu, lub po prostu Pani/e X.

  • Bardzo przydatny post! Dziękuję 🙂 Na pewno wiele rad wezmę sobie do serca 🙂

  • Nigdy się nie zastanawiałam nad tym, jak poprawnie napisać maila i dopiero Twój wpis otworzył mi oczy, że to, jak piszemy jest naprawdę ważne 🙂 Może to też dlatego, że nie piszę maili na co dzień. Fajnie, że teraz jest wszystko w jednym 🙂

  • Baaaaardzo przydatne, dzięki! 🙂

  • Dzięki za ten wpis, jest bardzo przydatny 🙂

  • A widzisz! Staram sie stosowac do tych regul, jednak nie zawsze mi wychodzi. Czasami mam wrazenie, ze moje maile sa zbyt powazne i nadete…
    I jak widze blednie stawialam przecinek po wyrazeniu ‚Z powazaniem’.

  • Poloniści w szkole powinni podawać swoim uczniom adres tego wpisu na lekcjach. 😉

  • Przyyyydatne! Super pomysł na post 🙂

  • Moim zdaniem w mniej formalnych sytuacjach zaczynanie maila od „Dzień dobry” jest najlepszym wyjściem.

  • A ja lubię zwrot „Witam”. I nie zgadzam się z purystami językowymi, którzy tłumaczą, że „witam” na początku wypowiedzi zaznacza wyższą rangę mówiącego (tak to wyjaśnia Poradnia PWN). Język się zmienia. 20-30 lat temu słowniki nie mogły sankcjonować tej formy jako inicjującej maila, bo po prostu nikt maili nie wysyłał 😉

    Zwroty „Szanowny Panie/Pani” wykorzystuję, gdy piszę do osoby starszej wiekiem, doświadczeniem albo takiej, której kompletnie nie znam. Jeśli natomiast jest to kontakt mniej formalny, choć wciąż zawodowy, piszę „Witam” lub – to kolejny stopień wtajemniczenia – „Pani Anno/Panie Marku” itp.

    Przyznam, że o zwyczaju niestawiania przecinka po „Z poważaniem” nie wiedziałam. Ale poszperałam w Poradni i widzę, że mam podobne stanowisko jak prof. Bańko 🙂 Mnie by tam czegoś brakowało, gdyby miejsce zostało puste 🙂
    http://sjp.pwn.pl/poradnia/haslo/b-b-Z-powazaniem-b-b;8312.html

    Tak czy inaczej – pozdrawiam serdecznie krakowską Koleżankę po fachu (ja skończyłam edytorstwo w tym pięknym mieście :)).

  • Gdy widzę maila zaczynającego się od „Witam” od razu mam raczej negatywne podejście do dalszej treści. Podobnie gdy ktoś pisze do mnie przez formularz kontaktowy na blogu a nie zadał sobie trudu aby sprawdzić do kogo pisze: do kobiety czy mężczyzny, a ma tę informację podaną na tacy w zakładce „O mnie”.

  • Jestem, jak najbardziej za tym, by maile pisać starannie i zwięźle. Stosować interpunkcję, zwracać baczną uwagę na ortografię, etc. Nie jestem jednak za tym, by budować dodatkowy dystans między nadawcą i odbiorcą przez stosowanie sztywnych zwrotów. Osobiście nie obrażam się za „Witam” i sympatyczne „Pozdrawiam” 🙂

  • Miałam wykładowcę od psychologii społecznej/komunikacji i innych takich pokrewnych, który każdy, absolutnie każdy przedmiot zaczynał od tego, jak poprawnie pisać maile. A jak na V roku ktoś dalej pisał „Witam” albo „Z poważaniem,” to oznajmiał to publicznie i znów była pogadanka o pisaniu maili. Był super, a ja szczęśliwie nie popełniam już gaf!

  • Anna Tyrała

    Bardzo przydatny post ! 🙂
    Pamiętam jak niedawno mój wykładowca śmiał się z rozpoczęcia maila „dzień dobry” i że to nie wypada tak pisać 😀