Jak poprawnie pisać maile? Netykieta e-mailowa dla blogerów i nie tylko

Pisanie maili to nie taka prosta sprawa jak mogłoby się wydawać.

Wyobraź sobie, że dostajesz propozycję współpracy, może zaraz zarobisz pierwsze pieniądze dzięki swoim tekstom. Pełen entuzjazmu zaczynasz odpisywać zainteresowanej tobą firmie i zaczynasz się zastanawiać:

jak się przywitać,
czy ten przecinek powinien tu być,
czy ten zwrot brzmi dobrze,
czy mogę przesłać pozdrowienia.

I uświadamiasz sobie, że nie wiesz jak poprawnie pisać maile. Jeśli zdarzyło ci się wysłać maila bez pewności co do jego poprawności, to jest to wpis dla ciebie.

jak pisać poprawnie maile

Jak zacząć?

Grzecznie, nie wyniośle.

A jeśli nie chcesz sytuować się ponad adresatem, nie używaj zwrotu Witam (możesz zrobić to, kiedy otworzysz drzwi wujkowi, który wpadł na herbatkę).

W mailach dobrze widziane są formy Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo lub w niektórych okolicznościach po prostu Dzień dobry, choć nie jest to najlepszy pomysł, bo nigdy nie wiemy o jakiej porze nasz mail będzie odczytany. Hmm, to Dzień dobry jest jednak niezbyt mile widziane.

Na rzecz przecinka odchodzi się również od umieszczania wykrzyknika po zwrocie grzecznościowym (wszak to nie list), a więc pierwszy akapit maila zaczyna się małą literą.

Zrezygnuj również z dopisywania nazwiska odbiorcy, niestety za formę Szanowna Pani Aniu pani Ania też może się obrazić.

Prawidłowy przykład:

Szanowna Pani,
dziękuję za propozycję.

Jak pisać?

  • Z zamysłem. Wysłanego maila nie cofniesz, dlatego warto zawsze dobrze przemyśleć treść.
  • Zwięźle. O ile nie są to maile na temat promocji w Hebe i piątkowej randki wymieniane ze znajomą z pracy, to zwięzłość jest na wagę złota. Po prostu przekaż najważniejsze informacje. Treść podziel na tematyczne akapity.
  • Z umiarem. Nie nadużywaj wielkich liter, znaków interpunkcyjnych. Wierzę, że o tRaFcE nawet nie myślisz.
  • Dbale. Polskie znaki, ortografia i składnia to podstawa. Usprawiedliwieni są tylko nadawcy z innych krajów.

 

Zobacz wpis o przecinku, który stanął w ogniu moich pytań.

 

Jak zakończyć?

Powitalne i pożegnalne zwroty grzecznościowe są konieczne.

Na zakończenie należy dodać:

 Z wyrazami szacunku
Z poważaniem
Pozdrawiam
– przy bliższej relacji.

UWAGA: powyższe wyrażenia pozostawiamy bez przecinka.

Nie zapomnij o podpisie, najlepiej użyj pełnego imienia i nazwiska, w innym wypadku dasz odbiorcy do zrozumienia, że chcesz przejść z nim na „ty”.

Prawidłowy przykład:

Z wyrazami szacunku
Aleksandra Jedlińska

Co jeszcze jest ważne?

  • Aby odpowiedzieć na mail, użyj odpowiedniej opcji, nie zakładaj nowego wątku, bo to utrudnia komunikację.
  • Dla ciebie jako odbiorcy: bądź profesjonalistą, odpowiadaj na maile w ciągu 24 godzin.
  • Nawet jeśli odpowiedź na mail jest krótka, zadbaj o jego formę. Pamiętam, że my jako studenci pierwszego roku czuliśmy się dziwnie, kiedy pani magister odpowiadała na nasze wiadomości jednym słowem Tak lub Nie.
  • Zawsze określaj temat swojego maila, żeby odbiorca od razu wiedział, czego będzie dotyczyć treść.
  • W nazwach załączników nie używaj kropek.
  • Używaj pola UDW (ukryte do wiadomości, ang. BCC, blind carbon copy) kiedy wysyłasz ten sam mail do kilku odbiorców, ponieważ nie każdy z tej grupy może godzić się na ujawnienia swojego adresu pozostałym.

Ten wpis okazał się przydatny?
Podziel się nim ze znajomymi, będzie mi bardzo miło.


Mam nadzieję, że netykieta e-mailowa nie będzie już dla ciebie zagadką. Co powiesz na cały cykl podobnych wpisów?